E-mail imza nedir? Tüm detaylar içeriğimizin devamında!
E-mail imza en kısa tanımıyla sanal kartvizittir. Kişi veya kurumun ad, soyad, unvan, rütbe gibi bilgileri içeren göstergedir. Gönderilen e-postaların kim tarafından, hangi kurumdan gönderdiğini gösteren dijital imzadır.
İletişim araçları arasında e-mail diğer tüm iletişim araçlarının önüne geçti. Özel kurumlardan, devlet idarelerine kadar her birim bildirimlerinin büyük çoğunluğunu e-mail yoluyla gerçekleştirir.
E-mail imza gönderilen postaların ciddi ve itibarlı olması için gerekli bir uygulamadır.
Kurumsal her firmanın sahip olduğu e-mail imza markalaşmanın önemli bir gerekliliğidir.
E-mail imza aynı kurum altında çalışan tüm personelin ortak tanıtım dilidir. Çalışanlar değişse de şirketlerin e-mail imzası kalıcı olmalıdır.
İçindekiler
E-Mail İmza Nedir? E-mail İmza Örnekleri Nelerdir?
E-mail imza oluşturulurken kısa ve öz olarak gönderenin kim olduğuna dair bilgi karşı tarafa verilmelidir. En basit haliyle 4-5 satır içeren bilgileri sunmalıdır. İmzanın uygun görünen bir alanına mevcut yazıların görünürlüğünü geçmeyecek şekilde logo uygulaması yerleştirilebilir.
E-mail imza örnekleri şu şekilde olabilir:
- Örnek: Ayşe Can
Seo Uzmanı
Seo Tic. Ltd. Şti.
(şirket logosu)
0212 212 21 21
www.x.com
- Örnek: Av. Canan Tan
Bilişim Suçları Avukatı
Tan Hukuk Bürosu
(şirket logosu)
Adres: Yol Üstü Sok. Yan Cd.
Orta Kat. No:2 İstanbul (isteğe göre)
0212 221 12 12
www.y.com
E-Mail İmza Nasıl Yapılır?
Mevcut e-mail imzası tüm maillerin altına gelecek şekilde otomatik olarak tanımlanabilir. Ya da yeni bir e-mail imzası şu adımlar sağlanarak oluşturulur:
- Yeni e-posta oluştur seçilir
- İleti sekmesinden imza komutuna gidilir
- İmzalar seçeneğinden yeni imza oluştur deyip imzaya bir isim verilir
- Çıkan boş metin kutusuna ad-soyadı, departman, iletişim bilgileri, logo gibi karakterler yazılır
- Sol üst köşeden varsayılan e-posta uzantıları seçilir
- Yanıtlanan ve yeni iletilerde görülmesi için seçenekler tıklanır
- Birden fazla imza oluşturulup farklı mail adreslerine tanımlanabilir
Yapılan tanımlamalardan sonra gönderilen veya yanıtlanan her e-postanın altında mail imzası otomatik olarak gelecektir.
Kurumsal mail imzası nedir?
Şirket e-mail yazışmalarında muhakkak kullanılması gereken imza türüdür. Gönderilen maillerin altında gönderen kişi, departman, dâhili numara, şirket ismi ile logosu bulunmalıdır. Mail imzası taşımayan şirket yazışmaları şirketin kurumsallaşamadığı algısı yaratır.
Kurumsal mail imzası şirketin sanal tabelası niteliğindedir. Maili alan kişi kiminle iletişime geçeceğini bu sayede anlar.
Mail altı imza nasıl yapılır?
Mail altı imza için yeni mail oluştur kısmından takip edilecek işlemlere mail imzası oluşturulur. Ayrıca aşağıdaki sıralamayla da mail altı imza yapılır.
- Mail sağlayıcının ana sayfasına gidin
- Ayarlar kısmından gönderi ayarları öğesini seçin
- Posta ayarlar kısmına gidin
- Yanıtla kısmını seçin
- E-posta imzası yazan metin kutucuğunun içerisine uygun görülen e-imzanızı girin
- İmzanın gönderi yapılan tüm e-postalar altında gitmesini isteniliyorsa “imzamı oluşturduğun tüm yeni iletilere otomatik olarak ekle” seçeneği tıklanır
- Değişiklikler kayıt edilir
E imzalı e mail nasıl gönderilir?
E-imzalı e-mail oluşturulduktan sonra kolay bir şekilde tüm maillerin altına eklenir. Bunun için gerekli alana gidilerek otomatik ekle komutu verilmelidir.
Mail ayarlar kısmından e-imza oluşturulur. Tüm e-postalara ekle seçeneği seçildikten sonra otomatik olarak gönderilerin altına eklenir.
Kullanılan e-posta programında e-maillere ekle seçeneği seçilmeyen e-imzalar manuel olarak girilmelidir. Aksi halde gönderiler e-imzasız gider.
E-posta imzası nasıl olmalı
E-posta imzası kısa, öz ve irtibata geçilecek kişinin kim olduğuna dair tüm bilgileri içerir olmalı.
Kurumun iletişim bilgileriyle birlikte logosu da bulunmalı. Gönderen kişinin kurumsal kimliğe uygun çekilmiş resmi çok yer kaplamayacak şekilde imzanın sol kısmına yerleştirilebilir.
Özellikle emlak işiyle uğraşanların tanınırlığını arttırmaları için e-posta imzasına fotoğraflarını eklemeleri tercih edilir.
E-mail imza oluşturma
E-mail gönderileri için kişiselleştirilmiş bir veya birden çok imza oluşturulabilir. Oluşturulan e-imza logo, resim, hazır metin hatta grafiti dahi eklenebilir. İmzalar her e-postanın altına eklenecek şekilde ayarlanabilir. Bu sayede her iletinin altına e-imza eklemek zorunda kalınmaz.
- E-posta sayfası açın
- Menüden ileti>imzalar seçin
- Çıkan alana ister metin yazısı ister resim formatlı belirlenmiş şablonu girin
- Oluşturulan imzayı varsayılan imza olarak atayın
- E-imza tüm iletilerin altında otomatik olarak eklenecektir
- İmzayı kaydedip ekrandan çıkın
Mail imza ölçüleri
İmza boyutu için belirlenmiş bir standart yoktur. Kurumun kimliğini yansıtan gönderinin önüne geçmeyen ancak okunur olmalıdır.
Mail imzada kullanılan logolar 200 kb geçmemelidir. Aksi halde mailin karşı taraftan açılması uzun sürebilir. Mail imzasının kapladığı toplam alan 300 px civarında olması en ideal olanıdır.
Mail imza yazışmadan kolay ayrılabilir nitelik taşımalıdır. Puntoları e-mail yazım puntosundan küçük karakterleri farklı olmalıdır.
